Wist je dat Nederlanders gemiddeld 6,5 uur per week vergaderen? En hoe hoger je functie, dan ervaart men vaak ook direct een toename in meetings. Dat is uiteraard prima, zolang deze meetings ook echt iets opleveren. Maar dat is vaak niet het geval. Hoe kan je dat beter aanpakken? En dan vooral bij een aantal van de belangrijkste meetings in het jaar; de kwartaalmeetings. Het moment waarop de jaardoelen worden gemeten en herijkt.
In dit blog gaan we dieper in op kwartaalbijeenkomsten. We leggen uit waarom je ze nodig hebt en hoe je ze goed voorbereidt en opvolgt. Ook geven we ideeën voor gespreksonderwerpen.
Een kwartaalmeeting: wat is dat?
Voor eigenlijk alle organisaties en teams zijn kwartaalmeetings erg belangrijk. Vier keer per jaar kijk je met je team terug én vooruit. Wat hebben we bereikt en wat gaan we de komende 13 weken aanpakken? De kwartaalmeeting is een soort schone lei. Elk kwartaal kan immers weer het beste kwartaal ooit worden.
Een kwartaalmeeting is anders dan een gewone maandagochtendvergadering. Je hebt een agenda nodig die iedereen aanzet tot nadenken: bespreek wat goed ging, pak de uitdagingen aan en denk samen na over nieuwe ideeën. Zorg dat iedereen zijn voorbereidingen treft en klaar is voor een open en eerlijke discussie. Het is per slot van rekening een belangrijke strategische sessie voor de toekomst van je bedrijf. Lees ook: Effectief vergaderen, zo doe je dat!
Hoelang duurt een kwartaalmeeting?
De ideale vergadering duurt niet langer dan een uur. Daarna beginnen mensen vaak af te dwalen, tenzij je een pauze inlast en zorgt voor energieke snacks. Veel wekelijkse vergaderingen worden standaard een uur gepland, omdat dit zo'n beetje de norm is. Maar is het je opgevallen dat vergaderingen dan vaak precies dat uur duren, terwijl je soms in een kwartier al klaar kunt zijn?
Een kwartaalmeeting is anders dan een standaardvergadering. Je neemt de tijd om zowel terug te kijken op de afgelopen drie maanden als vooruit te kijken naar de komende periode. Deze meetings duren vaak langer dan een uur omdat je alles grondig doorneemt. Om iedereen scherp te houden, plan je korte pauzes in en zorg je voor genoeg energie in de facilitatie en catering. Het is niet voor niets dat de meest geboekte meetingrooms bij KW9 vaak gecombineerd worden met een cateringarrangement. Ook het afsluiten van de kwartaalmeeting met een gezamenlijke borrel of private diner behoort tot de opties. We stemmen alles graag goed op elkaar af zodat jouw team het uiterste uit de bijeenkomst kan halen. Alles is mogelijk!
Een goede aanpak is vooraf bepalen hoe lang je over elk agendapunt wilt praten. Het is geen drama als je dan een minuutje uitloopt, maar dat moet niet structureel gebeuren. En vanzelfsprekend is vergaderen buiten de deur ook van invloed. Doordat je lichaam al die nieuwe omgevingsprikkels moet verwerken, worden je zintuigen op scherp gezet. Dit zorgt voor bloedtoevoer naar je hersenen en dus een beter concentratievermogen. Zo kom je bij KW9 tot betere en snellere resultaten dan wanneer je steeds onder hetzelfde systeemplafond zit.
Voor wie is de kwartaalmeeting en wat kost het?
Managers, teamleden en soms zelfs externe partijen zoals investeerders of klanten kunnen deelnemen aan de kwartaalmeeting. Het is een goed moment om samen te bespreken wat er speelt en de toekomstplannen door te nemen.
Het klinkt gezellig, en dat is het ook. Maar onderschat niet wat een kwartaalbijeenkomst kost. Even rekenen: tel het aantal mensen aan de tafel en vermenigvuldig dat met het gemiddelde uurtarief van je bedrijf. Wij ‘zuunige Nederlanders’ spenderen jaarlijks zo'n 65 (!) miljard euro aan vergaderen. En wist je dat een effectieve vergadertafel eigenlijk niet meer dan zeven deelnemers zou moeten hebben? Bij elke extra persoon daalt de besluitvaardigheid met tien procent.
Uiteraard brengt zo’n externe vergaderlocatie als KW9 kosten met zich mee. Maar de tijdsdruk die daardoor op de kwartaalmeeting ligt zorgt voor snellere beslissingen en daadkrachtige ideeën. Je kwartaalbijeenkomst wordt er dus effectiever van. Op deze manier verdient een vergaderlocatie buiten de deur zich weer terug. En dat is altijd goed nieuws. Lees ook: Voel je thuis: kleinschalig vergaderen in Amsterdam
Bereid je kwartaalmeeting goed voor
Een effectieve kwartaalmeeting heeft een duidelijk doel. Vraag jezelf af: wat moet er besproken worden en wat willen we bereiken met elk agendapunt? Gaat het om een besluit, een statusupdate of een brainstormsessie? Een kwartaalbijeenkomst zonder doel is gewoon betaald borrelen. Lees ook: Hoe organiseer je een heidag voor je team?
Denk ook aan wie je uitnodigt. Wie moet er echt bij zijn? Stel een agenda samen en verdeel de onderwerpen in tijdsblokken. Zo voorkom je dat iets wat in 20 minuten besproken kan worden, een uur duurt. Geef iedereen die er komt een duidelijke opdracht; heeft iedereen wat in te brengen bijvoorbeeld? Plan daar de tijd voor in.
In veel kwartaalbijeenkomsten wordt veel gepraat, maar is het achteraf vaak niet duidelijk wat er besloten is. Dat moet anders, want het doel van de meeting is om samen tot inzichten en beslissingen te komen. Zorg ervoor dat aan het einde van de kwartaalmeeting duidelijk is wie wat doet, en wanneer. Bespreek ook direct een deadline voor de actiepunten.
Onderwerpen voor een kwartaalmeeting
Onderwerpen van een kwartaalmeeting zijn over het algemeen vrij standaard. Het gaat vooral om het bepalen van je prioriteiten van het komende kwartaal. Denk bijvoorbeeld aan de volgende agendapunten:
Prestaties en doelen: Begin met een terugblik op het afgelopen kwartaal. Was de lancering van de nieuwe productlijn een hit? Welke verkoopcijfers hebben jullie overtroffen? Bespreek ook wat minder goed ging — misschien was de klantrespons op een marketingcampagne minder dan verwacht. Zo leren jullie van elke ervaring.
Financiën: Neem de financiën van het afgelopen kwartaal onder de loep. Misschien ontdekken jullie dat jullie aanzienlijk hebben bespaard op software door over te stappen op een ander platform, of dat een onverwachte toename in productiekosten de winstmarges heeft gedrukt. Dit onderdeel van jullie kwartaalmeeting is belangrijk om te bepalen waar jullie kunnen investeren óf bezuinigen.
Klanttevredenheid: Verzamel feedback die klanten via sociale media, e-mails of klantenservice hebben gegeven. Waren klanten bijvoorbeeld enthousiast over de verbeterde snelheid van de klantenservice, of waren er klachten over de levertijd van bestellingen? Deze inzichten zijn waardevol voor serviceverbeteringen in het komende kwartaal.
Teamontwikkeling: Hoe staat het team ervoor? Misschien heeft iemand uit het verkoopteam aangegeven dat ze een cursus timemanagement wilt volgen, of heeft het ontwikkelteam extra ondersteuning nodig door de nieuwe projecten die op stapel staan. Een tevreden team is een productief team, dus neem de tijd voor deze discussie tijdens jullie kwartaalmeeting.
Organiseer je volgende kwartaalmeeting bij KW9 in Amsterdam!
Weg van jullie vertrouwde werkplek, dáár gebeurt het! Daar wordt je team sterker, hechter en creatiever. Bij KW9 hebben we ruime ervaring met het organiseren van kwartaalmeetings en weten we precies wat jullie nodig hebben. Jullie zorgen voor de inhoud; wij regelen alles tot in de puntjes. Onze medewerkers zorgen ervoor dat het jullie aan niets ontbreekt. Je vindt KW9 in het historische centrum van Amsterdam, waar je kunt rekenen op rust, ruimte en eindeloos veel mogelijkheden. Ervaar hoe waardevol extern vergaderen in Amsterdam is voor jouw volgende kwartaalmeeting.
